Kirjoittelin taannoin ajanhallinnan järjestelmän vaatimuksista ja ominaisuuksista. Tänään on vuorossa yhden mallin esittely, joka täyttää järjestelmälle asetettavat tavoitteet.

En tässä postauksessa perustele tai kerro syntyhistorioita, koitan linkittää omiin tai muiden postauksiin, joissa on hiukan tarkemmin kerrottu miksi jokin kannattaa tehdä tietyllä tavalla.

Homma alkaa viidestä-kuudesta sinulle ja perheellesi tärkeimmästä asiasta tällä hetkellä, ajatuksia voit ottaa vaikka täältä. Kirjoita ne paperille, taulukkolaskentaan tai johonkin muuhun ohjelmaan sarakkeiksi sivun ylälaitaan. Malli alla, se voi näyttää hyvin erilaiselta elämäntilanteesta ja muusta riippuen.

Otin tarkoituksella mukaan yhden alueen, joka poikkeaa muista. Taloprojekti on oletettavasti osa jotain muuta laatikkoa, esimerkiksi perhe tarvitsee tilaa. Mutta tällainen väliaikainen, mutta iso projekti on tärkeä saada mukaan omana laatikkona ja erottaa perheen laatikosta.

Tämä laatikkoleikki on hyvä lähtökohta miettiä ajankäyttöä eri tilanteissa. Miten tämä tai tuo mitä teen liittyy näihin tärkeimpiin osa-alueisiini? Näihin laatikkoihin pitäisi langeta 90-95 % kaikesta ajasta mitä käytämme.

Käytän tästä eteenpäin Työ-laatikkoa pääasiallisena esimerkkinä, koska se vaatii tyypillisesti eniten aikaa meiltä ja on (tai tuntuu) useimmilla sellaiselta, joka sisältää eniten erilaista asiaa.

Työ-laatikko jaetaan nyt vielä kolmeen osaan, jonne tulevat työsi kolme tärkeintä vastuualuetta. Jos pystyt rajaamaan kahteen niin aina parempi. Siis ne alueet, joista tulevat ne tulokset, joista sinulle maksetaan. Toisin sanoen ne joiden perusteella sinua loppujen lopuksi kehutaan tai moititaan. Useimmilla on paljon enemmän kuin kaksi vastuualuetta. Mutta tehokkaat ihmiset tietävät ne alueet, joiden perusteella heidän tuloksiaan loppujen lopuksi arvioidaan ja keskittyvät niihin.

Työn vastuualueet vaihtelevat tietenkin työnkuvan mukaan. Asiakaspalvelussa toimivalla ne voivat olla asiakkaitten yhteydenottoihin vastaaminen ja neuvominen sekä asiakkaitten ongelmien selvitys. Tuloksia mitataan sen mukaan miten nopeasti, laadukkaasti ja ystävällisesti asiakkaiden ongelmat tulevat hoidettua.

B2B-myyjällä vastuualueet ovat esimerkiksi asiakastapaamisten hoitaminen laadukkaasti ja uusien prospektointi eli uusien asiakaspotentiaalien löytäminen ja asiakastapaamisiin pääseminen näiden kanssa. Näistä päätehtävistä saatavia tuloksia mitataan tietenkin yleensä saatujen kauppojen euromäärillä.

Nyt työlle on myös kolme laatikkoa. Aivan samoin kuin isommassa kuvassa, tavoitteena on että 90-95 % menevät niihin tehtäviin, jotka osuvat niihin avainalueisiin, joista meille maksetaan.

Kun tärkeimmät alueet ovat selvillä, voimme alkaa suunnitella töitämme kuukausi-, viikko- ja päivätasolla. Seuraavassa postauksessa siis siirrytään siihen osaa ajanhallinnan järjestelmää ja prosessia.

Ajanhallinnan järjestelmän rakentaminen alkuun:

• Ajanhallinnan järjestelmä alkaa tärkeimpien osa-alueiden tunnistamisella ja kirjaamisella.
• Työn osalta on myöskin tärkeää tunnistaa ja kirjata sen tärkeimmät osa-alueet

Tästä päästään sitten seuraavaksi etenemään konkreettisempiin steppeihin.