Tulos ei synny kovemmasta työstä vaan paremmista prosesseista

Onko teillä koko ajan kiire? Silloin arvaan, että teillä on myös vaikeuksia saada projektit päättymään ajallaan. Arvaan myös, että kehittäminen jää projekteiksi eikä jatkuvaa kannattavuutta ehditä seurata. Jos ehdittäisiin, luvut pakottaisivat luultavasti pysähtymään.

Kiire ei ole merkki tehokkuudesta vaan rakenteellisesta ongelmasta.

Ongelma ei liity yksilöiden ahkeruuteen eikä yksittäisten prosessien nopeuteen. Kyse on väärästä tavasta suhtautua tehokkuuteen.

Lue tästä viisi toimenpidettä, jotka opettelemalla luotsaat yrityksesi tuottamattomasta kiireestä levolliseen, tuottavaan työhön.

Jotta työn ongelmakohdat voidaan tunnistaa, työn virtaus pitää kuvata. Helppo tapa on yksinkertainen Kanban-mallinen taulu, jossa tehtäviä kuvaavat kortit liikkuvat “Tekemättä”-osiosta “Työn alla”-osion läpi “Valmis”-osioon. Tietokoneen ääressä tehtävässä asiantuntijatyössä toimiva alusta on yhteinen tehtävienhallintaohjelma, kuten Clickup. Tämä yksinkertainen visualisointi paljastaa välittömästi, mihin työ kasautuu ja missä se juuttuu.

Sen jälkeen on aika kuvata tärkeimmät prosessit. Kuvaa nykytila, älä kaunistele. Todellisen kuvauksen saamiseksi joudut jalkautumaan tekijöiden keskelle ja tarkkailemaan tekemistä. Jos prosessissa on päällekkäisiä tarkistuksia tai päätöksenteon vatulointia, kuvaa ne sellaisina kuin ne näet. Tarkastele näitä nykytilanteen kuvauksia yhdessä tekijöiden kanssa ja luokaa yhdessä niiden pohjalta tavoiteprosessien kuvaukset.

Kuvaukset voivat yhtä hyvin olla digitaalisessa muodossa, paperilla mapissa tai isona julisteena työtilan seinällä. Tärkeintä on, että jokaisella, joka työtä tekee, on halutessaan pääsy päivittäin oman työnsä prosessikuvauksiin. Anna prosessin omistajuus sille, joka prosessia suorittaa, ja palkitse häntä siitä että hän omatoimisesti kehittää prosessia ja prosessikuvauksia edelleen.

Lean-ajattelussa hukka tarkoittaa kaikkea toimintaa, joka kuluttaa resursseja mutta ei tuota arvoa asiakkaalle. Nyrkkisääntö on, että jos asiakas ei siitä maksaisi, se on hukkaa. Yllättävän suuri osa työpäivästä kuluu näihin arvoa tuottamattomiin tehtäviin.

”Jopa 23 % työajasta kuluu oikean tiedon etsimiseen.” (Kaizen Institute, 5S Guide.)

Tiedon etsimisen kavereita hukkalaumassa ovat odottaminen, turhat ajot, edestakaisin siirtely ja turha liikkuminen sekä itseaiheutettujen ongelmien korjaaminen. 

Hukan metsästämisen tavoite ei ole kirittää työntekijöitä vaan antaa heille lisää aikaa tehdä sitä, mitä heidän kannattaa tehdä ja mitä he yleensä myös haluavat tehdä: tuottavaa työtä. 

Kun löydät hukan, tarkastele sitä niiden työntekijöiden kanssa, joiden arkea se kuormittaa. Älä lähesty ongelmaa syyttelemällä vaan kysy, kuinka voisit helpottaa heidän työtään, niin ettei heiltä kuluisi niin paljon aikaa tällaiseen turhaan asiaan. 

Yksi suurimmista prosessiajattelun oivalluksista on ymmärtää ero aktiivisen työajan ja läpimenoajan välillä. Tehtävään kuluva aktiivinen työskentelyaika voi olla muutama tunti tai joskus vain kymmeniä minuutteja, mutta kokonaisaika tilauksesta toimitukseen voi kestää päiviä, viikkoja, joskus kuukausia.

Suurin osa läpimenoajasta on odottamista. Työ odottaa jonossa, odottaa tietoa, odottaa päätöstä tai odottaa, että joku toinen saa oman osuutensa valmiiksi. Tämä valtava odotusaika on juuri se, mikä jää piiloon ”näkymättömässä tehtaassa”, kunnes työn kulku visualisoidaan. Tämä ero on usein järkyttävän suuri.

Älä siis tehosta aktiivisia työprosesseja. Tehosta niiden välissä olevaa odotusaikaa.

Tehokkaan johtamisen periaate on helppo: Jotta saatte enemmän aikaan, aloittakaa vähemmän töitä.

Koneet käymään täysillä? Ei. Kun yksilöt, tiimit tai koneet ovat ylikuormitettuja, eli työkuorma on jatkuvasti lähellä sataa prosenttia, kokonaistehokkuus tipahtaa kuin lehmän häntä. Työn laatu heikkenee, virheiden määrä kasvaa ja yhtäkkiä kaikki hidastuu. Pompitaan asiasta ja hommasta toiseen, vastaillaan useamman asiakkaan kysymyksiin, hallinnoidaan isoja kokonaisuuksia, joita ei edes olisi, jos asiat vain tehtäisiin yksi kerrallaan.

Huolehdi siis johtajana siitä, että keskeneräiset saatetaan valmiiksi, niin parannat sekä työhyvinvointia että tulosta.

Ylhäältä sanellut kehittämisprojektit harvoin tuovat kestävää muutosta. Lisäksi ne ärsyttävät työntekijöitä, jotka haluaisivat vain tehdä työtään. Anna siis heidän tehdä työtään ja kehittää sitä itse.

Menestyksen avain on luoda kulttuuri, jossa työntekijöitä kannustetaan tekemään asioita koko ajan fiksummin. Kannusta ideoiden esittämiseen ja kokeilemiseen kysymättä. Palkitse omatoimisista kokeiluista. Kaikkein tärkeintä on kannustaa virheiden tekemiseen, koska niiden kautta yritys kehittyy nopeimmin. Jos pelkäätte virheitä, kilpailijoiden perävalot suhahtavat joka puolelta ohi.

Tavoitteena ei ole muuttaa tai parantaa ihmisiä vaan kulttuuria, prosesseja ja yhteistä tapaa tehdä. Ihmiset ovat hyviä sellaisenaan, kun heiltä poistetaan uteliaisuuden, oppimisen ja kokeilemisen esteet. Kukaan ei pikkulapsena ole pelännyt kasvua ja oppimista, vaan ympäristön latistaa meidät pelokkaiksi tuttuun turvautujiksi, virheiden välttelijöiksi ja pahimmillaan niiden peittelijöiksi. Vapauta työntekijäsi organisaation kehittäjiksi niin saat suurimman mahdollisen kilpailuedun.

Et tarvitse työn sankareita, jotka puskevat kovemmin. Tarvitset prosesseja ja järjestelmiä, jotka poistavat esteet heidän tieltään.

Kun seuraavan kerran katsot organisaatiotasi, kumman näet: yksilöiden kuormituksen vai työn virtauksen esteet? Valitse viisaasti, mihin katsot, koska se määrittelee johtajuutesi ja yrityksesi tulevaisuuden.